Consultancy realiseert nieuw hoofdkantoor in 18 maanden.
Groei van 180 naar 320 fte binnen twee jaar dwong tot een nieuw hoofdkantoor. Scope-discipline hield het project op tijd en binnen budget.
De uitdaging
De consultancy groeide harder dan verwacht: 180 fte werd binnen twee jaar 320. Het bestaande pand liep vol; klanten werden regelmatig in vergaderzalen bij hotels ontvangen. De directie wilde snel handelen, maar had nog geen scherp beeld van welke workplace-inrichting bij de cultuur paste — en wilde tegelijk niet zes maanden verliezen aan onderzoek.
Onze aanpak
We hebben in vier weken een strategische kader-sessie gedaan met de vijf partners: doelbezetting, hybride ritme, klantervaring, cultuurwaarden. Op basis daarvan is een programma van eisen vastgesteld dat expliciet géén ruimte liet voor scope-drift tijdens ontwerp. Locatiekeuze werd versneld met een pandenscorecard en een strikte no-regret-lijst van eisen. Design & build werd ingekocht als één contract met een gefixeerde einddatum en heldere change-management-procedure — elke wijziging na start moest langs de stuurgroep. De workplace consultant zat namens de opdrachtgever aan tafel, niet namens de aannemer.
Het resultaat
18 maanden na eerste sessie zat de organisatie in het nieuwe hoofdkantoor. Ontwerpwijzigingen tijdens realisatie werden beperkt tot 4% van de contractsom — ruim onder het sectorgemiddelde van 12-18%. Klanten worden nu op locatie ontvangen; werving werd meetbaar eenvoudiger. Partners geven aan dat de discipline vooraf — geen ontwerp beginnen zonder vastgelegd PvE — het verschil heeft gemaakt.
Belangrijkste uitkomsten
“Zonder de strakke governance vooraf hadden we dit project verloren aan meningen. Nu bleef het project van de organisatie, niet van de aannemer.”
Geanonimiseerde client — details aangepast om identiteit te beschermen.