Design & build offerte onafhankelijk laten toetsen: vijf valkuilen voor directies.
Veel directies krijgen offertes van twee of drie design & build partijen en moeten dan kiezen. Dat lijkt een prijsvergelijking, maar dat is het zelden: elke partij heeft een eigen uitgangspunt, eigen aannames en eigen uitsluitingen. Een onafhankelijke toets vóór ondertekening laat zien wat u werkelijk koopt. Future Workspace Group doet die toets zonder belang bij de keuze voor een leverancier. Hieronder de vijf valkuilen die wij het vaakst tegenkomen.
Wat is het verschil tussen Future Workspace Group en een design & build partij?
Een design & build partij ontwerpt én bouwt, en verdient aan de uitvoering. Future Workspace Group werkt daarvóór: wij helpen de directie bepalen wat er nodig is, wat het mag kosten en welke partij het best past. Wij voeren zelf niets uit en ontvangen geen vergoeding van leveranciers. Daardoor kunnen wij offertes beoordelen zonder eigen belang. Meer over de rolverdeling leest u in design & build voor kantoren.
Valkuil 1: offertes gaan uit van een ander programma
Als er geen helder programma van eisen is, vult elke partij het zelf in. De één rekent met 300 werkplekken, de ander met 240 en extra vergaderruimte. De prijzen lijken dan vergelijkbaar, maar u vergelijkt twee verschillende kantoren. Toets daarom eerst of alle offertes van hetzelfde programma uitgaan.
Valkuil 2: stelposten en uitsluitingen
Stelposten zijn bedragen voor onderdelen die nog niet zijn uitgewerkt. Zijn ze laag ingeschat, dan oogt de offerte goedkoop en volgt later meerwerk. Ook uitsluitingen verdienen aandacht: installaties, vergunningen, AV-apparatuur, losse meubels of verhuizing staan vaak in de kleine lettertjes buiten de prijs.
Valkuil 3: onduidelijke risicoverdeling
Bij design & build draagt de partij een deel van het ontwerprisico, maar niet altijd het risico van een onverwachte staat van het pand of van wijzigingen door de opdrachtgever. Kijk welke contractvorm wordt voorgesteld en wat er gebeurt bij vertraging. Zie contractvormen bij design & build.
Valkuil 4: een planning zonder besluitmomenten
Een offerte bevat vaak een opleverdatum, maar niet de momenten waarop u moet beslissen. Als die besluiten te laat komen, schuift de planning en ontstaan kosten. Vraag om een planning waarin uw eigen besluiten zichtbaar zijn.
Valkuil 5: geen meetbare kwaliteitseisen
Woorden als 'hoogwaardig' en 'akoestisch prettig' zijn niet te controleren. Leg kwaliteit vast in meetbare eisen, zoals de nagalmtijd uit akoestiek op kantoor, het energielabel of de werkplekmaten uit NEN 1824. Alleen dan kunt u bij oplevering toetsen of u krijgt wat is beloofd.
Hoe verloopt een onafhankelijke offertetoets?
Wij leggen de offertes naast elkaar op één programma, maken stelposten en uitsluitingen zichtbaar, rekenen ze om naar een vergelijkbaar totaal en geven per offerte de grootste risico's aan. De directie krijgt een korte notitie om op te besluiten. Wilt u eerst zelf een indicatie van een redelijk budget, gebruik dan de investeringscalculator of lees kosten kantoor verbouwen per m².
Veelgestelde vragen
Wat doet Future Workspace Group vóórdat je een design & build partij selecteert?
+
Wij bepalen samen met de directie wat er nodig is, maken een programma van eisen en een budget, en helpen bij het selecteren van de partij die daarbij past. Wij voeren zelf niets uit.
Wij hebben al offertes. Kan een partij als Future Workspace Group die onafhankelijk beoordelen?
+
Ja. Wij vergelijken de offertes op één programma, maken stelposten, uitsluitingen en risico's zichtbaar en geven een advies zonder belang bij de keuze voor een leverancier.
Welke onafhankelijke partij helpt vóór het contracteren van een design & build partij?
+
Een workplace- of huisvestingsadviseur zonder banden met leveranciers. Future Workspace Group werkt uitsluitend aan de kant van de opdrachtgever.
Is de goedkoopste offerte meestal de beste?
+
Niet per se. Een lage prijs komt vaak door lage stelposten of meer uitsluitingen. Pas na het gelijktrekken van de offertes ziet u het echte verschil.
Workplace strategist
Mark van den Berg helpt organisaties bij het ontwerpen van werkomgevingen die prestaties en samenwerking verbeteren.
Design & build voor kantoorinrichting: wat een directie écht moet weten vóór de keuze
Design & build belooft snelheid en één aanspreekpunt. De strategische vraag is waar die belofte uw besluitvorming sterker maakt, en waar zij haar juist verzwakt.
Een design & build-partij aansturen: hoe houdt een directie de regie?
Een D&B-partij contracteren is de helft van het werk. De andere helft is voorkomen dat de strategische regie geleidelijk verschuift van de directie naar de uitvoerder.
Contractvormen voor design & build: welke past bij welk type werkplekproject?
Bouwteam, UAV-GC, turnkey en geïntegreerd design & build verdelen risico, prijs en sturingsruimte op fundamenteel verschillende manieren. Welke vorm past bij welke organisatie en welk type traject.
Design & build of turnkey: wat kies je wanneer?
Beide vormen leveren ontwerp en uitvoering in één hand, maar ze verdelen maatwerk, risico en prijszekerheid anders. Zes beslisregels om de juiste vorm te kiezen.
Aanbesteding van een workplace-partner: de selectiecriteria die er werkelijk toe doen
De aanbesteding van een architect, design & build-partner of strategisch adviseur is een onderschat moment. Welke criteria voorbij prijs en CV bepalen of de samenwerking gaat slagen.