CSDDD vraagt om due diligence in de vastgoedketen

De Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD, Richtlijn EU 2024/1760) legt grote Europese ondernemingen binnen het toepassingsgebied een wettelijke zorgplicht op voor hun keten van activiteiten. Waar veel organisaties zich richten op primair operationele toeleveranciers, valt ook de facilitaire en vastgoedketen van het eigen hoofdkantoor onder deze due diligence-verplichting. Directies en vastgoedverantwoordelijken moeten inzichtelijk maken en waarvaardigen dat leveranciers van onderhoud, schoonmaak, cateringservices en afbouw voldoen aan normen op het gebied van mensenrechten en milieubescherming.

De reikwijdte van CSDDD voor de kantoorlocatie

De Europese richtlijn verplicht organisaties om daadwerkelijke en mogelijke negatieve effecten op mens en milieu in kaart te brengen, te voorkomen en te beëindigen. Dat beperkt zich niet tot de fabrieksvloer of grondstoffentoelevering in verre landen. Het strekt zich eveneens uit tot de operationele faciliteiten op de eigen kantoorlocatie in Nederland.

Het beheer van kantoorvastgoed omvat talloze uitbestede diensten en toeleveringslijnen. Denk aan de inkoop van energie, installatieonderhoud, beveiliging, catering en kantoorinrichting. Wanneer een organisatie een kantoor verduurzamen wil vormgeven, volstaat een energielabel A of een installatie met warmtepompen niet meer. De contractuele relaties en arbeidsomstandigheden achter het onderhoud en de realisatie van het pand moeten eveneens meegenomen worden in de due diligence-processen.

Risico’s in de facilitaire en afbouwketen

De keten van een kantoorlocatie bevat specifieke governance- en duurzaamheidsrisico's die tot nu toe zelden integraal werden geauditeerd. Vastgoedjuristen en risk officers wijzen op een aantal kwetsbare segmenten in het kantoorbeheer:

1. Schoonmaak en beveiliging: Arbeidsomstandigheden, onderaanneming en eerlijke beloning binnen facilitaire contracten.
2. Catering en afvalbeheer: Herkomst van ingrediënten, voedselverpakkingsstromen en afvalverwerking via gecertificeerde verwerkers.
3. Afbouw en renovatie: Gebruik van bouwmaterialen, herkomst van hout en steen, en arbeidsomstandigheden bij onderaannemers tijdens een kantoortransformatie.
4. Energie en klimaatbeheersing: Aantoonbare transparantie over de herkomst van ingekochte energie en de koudemiddelen in koelinstallaties.

Het niet identificeren van overtredingen in deze ondersteunende ketens kan voor in-scope organisaties leiden tot bestuurlijke boetes, dwangsommen en reputatieschade.

Vastgoedovereenkomsten herzien en due diligence inrichten

Om te voldoen aan de CSDDD-verplichtingen is het noodzakelijk om due diligence in te bedden in het vastgoed- en faciliteitsproces. Dat vraagt om een gestructureerde inventarisatie van bestaande leveranciers en een aanpassing van toekomstige uitvragen.

Bij nieuwe projecten dient de ketenanalyse verankerd te worden in het programma van eisen kantoor. Door vooraf heldere due diligence-eisen op te nemen in het PvE, voorkomt een organisatie dat leveranciers tijdens de uitvoering niet aan de rapportageverplichtingen kunnen voldoen.

Van reactieve compliance naar een toekomstbestendige workplace strategie

De Due Diligence-richtlijn noopt directies om kantoorlocaties niet langer enkel als een kostenpost te zien, maar als een integraal onderdeel van het ESG-beleid. Een doordachte workplace strategie brengt vastgoedbeslissingen in lijn met de governance-eisen van de organisatie.

Vastgoedteams die proactief handelen, voeren een ketenanalyse uit op hun huidige kantoorportfolio. Zij inventariseren welke leveranciers een verhoogd risicoprofiel hebben en stellen actieplannen op voor risicobeperking. Hierbij geldt dat transparantie en samenwerking met verhuurders en facility managers essentieel zijn. Verhuurders van verzamelgebouwen of grootschalige kantoren moeten immers dezelfde transparantie kunnen bieden over de door hen gecontracteerde gebouwgebonden diensten.

Wat dit betekent voor uw organisatie

De introductie van de CSDDD veranderd de manier waarop grote organisaties naar hun kantoorlocatie en facilitaire partners kijken. Het volstaat niet langer om enkel te vertrouwen op verklaringen van derden; actieve due diligence en aantoonbare ketentransparantie worden de norm. Door vastgoedcontracten, onderhoudsketens en facilitaire uitvragen tijdig door te lichten, waarborgt u niet alleen compliance, maar versterkt u ook de continuïteit en reputatie van de onderneming.

Wilt u sparren over de impact van CSDDD en ESG-wetgeving op uw vastgoedstrategie en huisvesting? Plan direct een strategiesessie met een van onze specialisten.